Web Check-In e Breakfast Digital Menu: modelli e procedure per ripartire

La parola d’ordine per ripartire la conosciamo tutti: SICUREZZA.

Sicurezza nella sanificazione delle camere e ambienti (ne abbiamo parlato qui),

nei protocolli da comunicare e far rispettare ai dipendenti,

nell’utilizzo corretto dei DPI e in tutte le attività di contatto con gli ospiti.

Proprio dalla paura del contatto (almeno all’inizio) e dalla necessità di mantenere la -giusta distanza interpersonale-, nasce l’esigenza di ripensare, o in alcuni casi implementare, soluzioni digitali come il check in on line e il menu personalizzato per la colazione.

Per garantire un maggior distanziamento sociale e soprattutto per alzare il percepito di -Tailor Made Stay-, un soggiorno cucito addosso alle preferenze del cliente e con servizi vip.

WEB CHECK-IN

Anche prima del Covid-19, il web check-in semplificava l’accoglienza del cliente rendendola oltretutto veloce.

Oggi è la soluzione ideale per ridurre anche i contatti ravvicinati e lasciare al momento del check-in solo le informazioni più importanti e la consegna chiavi (che può anch’essa avvenire -a distanza- nei casi di self check-in).

Se non si è già in possesso di PMS o booking engine che includono la funzione del web check-in, è possibile creare un modello gratuito e affidabile su Google Drive.
Clicca il MODULO CHECK-IN (realizzato per le nostre strutture), per testare in modo diretto le funzionalità dello strumento. Il modello personalizzabile consente di

✓     raccogliere le informazioni necessarie agli adempimenti di pubblica sicurezza
✓     aggiungere informazioni accessorie o richieste speciali del cliente
✓     inviare al cliente il link (via e-mail, WA e in alcuni casi QR code) per la compilazione
✓     riportare l’Informativa privacy.

Anche in questo periodo noi di iHosp prediligiamo e consigliamo, dove possibile, di essere presenti all’arrivo (con dispositivi e distanziamento sociale), rimandando al self check-in solo in casi determinati (arrivo notturno, impedimenti ecc.).

BREAKFAST DIGITAL MENU

Le strutture ricettive di piccole dimensioni, che non hanno spazi adeguati per la colazione, possono garantire un servizio in camera, in maniera organizzata semplice e veloce e senza aumentare troppo i costi.

E’ necessario innanzitutto preparare un –menu digitale-. Sul mercato ce ne sono diversi, noi proponiamo anche qui un modello gratuito realizzato con Google Moduli, clicca qui MODULO BREAKFAST, che contiene:

✓     informazioni su orari del servizio in camera e ora entro la quale è necessario ricevere l’ordine
✓     tutti gli articoli che è possibile ordinare e le regole che avete previsto (un prodotto per persona, più prodotti come al buffet ecc)
✓     l’orario in cui gli ospiti preferiscono ricevere la colazione in camera (così da essere certi di non disturbare).

Google fornisce poi un riepilogo in Excel delle richieste che possono essere ordinate per orario o numero di camera (o quello che si preferisce).

Ricevendo l’ordine entro il pomeriggio del giorno prima, è possibile organizzare il servizio colazione in maniera veloce ed efficace, senza nessuno spreco di risorse e in massima sicurezza.

L’utilità dei moduli sta nel fornire l’ elenco dei prodotti richiesti che possono essere già predisposti la sera prima e a cui va aggiunto solo il prodotto fresco del mattino, secondo le preferenze del cliente.

Servizio: Vassoio o Breakfast box?

✓     In caso di colazione in camera servita su -vassoio- gli alimenti da somministrare devono essere trasportati con contenitori chiusi o muniti di apposito coperchio e il personale dovrà indossare guanti e mascherina!

✓     Breakfast box: è possibile realizzare una pratica box monoporzionee monouso oppure organizzarsi con bar e pasticcerie vicine che realizzano questo servizio (soprattutto per la fornitura di prodotti freschi come i croissant).

La scelta dipenderà sempre dalle singole condizioni/opportunità di ogni struttura, ma quale che sia evidenziate sempre la provenienza dei prodotti, i DPI che utilizzate per realizzare le ordinazioni (guanti, mascherine, gel igienizzate) e l’eventuale scelta di contenitori monouso.

In poche parole, informate che state rispettando le regole che sono state imposte per garantire un servizio sicuro.

COME COMUNICARE AL MEGLIO?

Prima di tutto è fondamentale comunicare il perché.

Noi -host- siamo i primi a soffrire per questa condizione: ospitare è una vocazione. Stringere la mano all’arrivo, chiacchierare durante la colazione, fare una carezza agli ospiti più piccoli o abbracciarci al check-out sono azioni che regalano emozioni a cui è difficile riuscire a rinunciare. Ma se troviamo il giusto modo di comunicare che tutto avviene per tutelare la salute dell’ospite (e la nostra), con un  -tone of voice- informativo ma non asettico, l’ospite stesso lo apprezzerà e lo troverà un vantaggio rispetto al rischio di esposizione.

La comunicazione non è quello che diciamo, bensì quello che arriva agli altri. T.Havener

2 CONSIGLI BONUS

Macchinette del caffè: molti fornitori garantiscono un certo numero di macchine da caffè in comodato d’uso (piccole, quasi tutte da camera, con solo funzione caffè) a fronte di un tot. di ordini mensili. Potrebbe essere un’ottima soluzione lasciarne una in ogni camera, con cialde a disposizione del cliente per la colazione mattutina. Le cialde sono imbustate e monoporzione.

Welcome Breakfast per case vacanza: il giorno di arrivo sarebbe carino far trovare un cestino di benvenuto con ciò che i clienti gradiscono e con alcuni prodotti tipici.

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